Configuration métier · Traiteur événementiel
Standard téléphonique IA pour traiteur : demandes et suivi de réception
Dans les jours qui précèdent une réception, les clients rappellent sans cesse pour ajuster le nombre de convives, signaler une allergie ou modifier un détail du menu ou de l'horaire - des appels indispensables mais qui interrompent le professionnel en pleine préparation. Sylvie répond lorsque vous ne pouvez pas décrocher, puis vous transmet les informations utiles.
« Racontez-moi votre projet : quel type d'événement souhaitez-vous organiser ? »
Photo d’illustration — commerces et restauration. Configuration d’exemple, à personnaliser avant activation.
Les bonnes questions, selon le motif
Cette page montre une configuration d’exemple et une entreprise fictive, Saveurs & Réceptions. Les phrases, coordonnées, horaires et règles sont à adapter avant activation ; ce ne sont pas des témoignages.
- « Racontez-moi votre projet : quel type d'événement souhaitez-vous organiser ? »
Le type d'événement oriente tout de suite le style de prestation et l'organisation à prévoir.
Pour : Demande de devis.
- « Y a-t-il des allergies, des intolérances ou des régimes particuliers à prévoir ? »
Une allergie oubliée peut envoyer un invité à l'hôpital, et un régime non prévu gâche la prestation : c'est l'information qui change la composition du menu.
Pour : Demande de devis, Réservation.
- « Vous avez déjà une date en tête pour cet événement ? »
La date détermine si Audrey peut prendre l'événement et le temps de préparation disponible.
Pour : Demande de devis.
- « Vous pensez recevoir combien de personnes, à peu près ? »
Le nombre d'invités conditionne toute la logistique : quantités, matériel, personnel.
Pour : Demande de devis.
- « Et ça se passera où, cet événement ? »
La zone d'intervention et le transport dépendent du lieu de la réception.
Pour : Demande de devis.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous pensez recevoir combien de personnes, à peu près ? ».
- « Dites-moi ce dont vous avez besoin, je note tout. »
Savoir précisément ce qui est demandé permet à Audrey de préparer la commande sans erreur.
Pour : Commande.
Voir les 17 autres questions de la configuration
- « Vous souhaitez ça pour quelle date, et à quelle heure ? »
La date et l'heure conditionnent l'organisation de la production en cuisine.
Pour : Commande.
- « Ce sera pour combien de personnes ? »
Les quantités préparées dépendent directement du nombre de personnes.
Pour : Commande.
- « Des allergies ou des régimes particuliers à prévoir ? »
Une allergie oubliée peut envoyer quelqu'un à l'hôpital : c'est l'information qui change la préparation.
Pour : Commande.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Ce sera pour combien de personnes ? ».
- « Vous préférez qu'on vous livre sur place, ou vous passez récupérer à l'atelier ? »
Selon que ce soit une livraison ou un retrait, l'organisation logistique n'est pas la même.
Pour : Commande.
- « Vous êtes à quelle adresse pour la livraison ? »
Sans adresse précise, la livraison ne peut pas être organisée.
Pour : Commande.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous préférez qu'on vous livre sur place, ou vous passez récupérer à l'atelier ? ».
- « Dites-moi pour quel projet vous souhaitez une dégustation, je regarde ça avec vous. »
Comprendre le projet permet de proposer un rendez-vous de dégustation adapté.
Pour : Rendez-vous.
- « Vous auriez une date ou un créneau qui vous arrangerait ? »
Le créneau proposé doit correspondre aux disponibilités du client et d'Audrey.
Pour : Rendez-vous.
- « Vous serez combien à venir déguster ? »
Le nombre de personnes présentes à la dégustation conditionne l'organisation de la séance.
Pour : Rendez-vous.
- « Dites-moi de quel événement ou dossier il s'agit, je regarde ça avec vous. »
Savoir de quel dossier il s'agit permet de retrouver l'événement concerné et d'y apporter la bonne réponse.
Pour : Suivi d’une demande.
- « Qu'est-ce qui a changé : le nombre de convives, le menu, l'horaire ou le lieu, autre chose ? »
Le type de changement demandé détermine ce qu'Audrey doit ajuster avant l'événement.
Pour : Suivi d’une demande.
- « C'est pour quelle date, l'événement ? »
La proximité de la date de l'événement détermine si la demande doit être traitée en urgence.
Pour : Suivi d’une demande.
- « Vous serez combien maintenant ? »
Le nouveau nombre de convives doit être communiqué précisément à la cuisine avant l'événement.
Pour : Suivi d’une demande.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Qu'est-ce qui a changé : le nombre de convives, le menu, l'horaire ou le lieu, autre chose ? ».
- « Quel est le nouvel horaire, ou le nouveau lieu ? »
Un changement d'horaire ou de lieu impacte directement la logistique de livraison.
Pour : Suivi d’une demande.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Qu'est-ce qui a changé : le nombre de convives, le menu, l'horaire ou le lieu, autre chose ? ».
- « Dites-moi ce qui s'est passé, on va regarder ça ensemble. »
Comprendre ce qui s'est passé permet à Audrey de traiter la réclamation avec les bons éléments.
Pour : Réclamation.
- « C'était pour quel événement, et à quelle date ? »
Retrouver l'événement concerné est nécessaire pour instruire la réclamation.
Pour : Réclamation.
- « Il y a quelque chose de précis que vous attendez comme suite ? »
Savoir ce que le client attend aide Audrey à préparer sa réponse avant de rappeler.
Pour : Réclamation.
- « Je vous rappelle bien sur ce numéro ? »
Le numéro affiché n'est pas toujours le bon ; sans numéro fiable, personne ne peut être rappelé.
Les priorités, et ce qu’elle fait alors
Sylvie ne passe plus l’appel : quand un critère grave est reconnu, elle prévient Audrey immédiatement, le dit au client, et continue de noter de quoi rappeler.
- Prévient Audrey immédiatementLe client indique que son événement a lieu aujourd'hui ou demain et signale un problème ou un changementHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Prévient Audrey immédiatementLe client signale une allergie sévère ou une intolérance grave pour un événement dans les tout prochains joursHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Prévient Audrey immédiatementLe client appelle depuis le lieu de la réception pendant que la prestation est en cours, pour un souci de livraison ou de matériel
- Alerte prioritaireLe client annonce l'annulation ou un report important d'un événement prévu dans les prochains jours
- Noté dans la ficheLe client demande un devis pour un événement prévu dans plus d'un mois, sans urgence particulière
« Je préviens Audrey immédiatement, et on vous rappelle au plus vite. »
Ces critères aident à signaler une priorité. Sylvie ne remplace pas un service d’urgence, un diagnostic ou une décision professionnelle.
Ce qu’elle ne promet pas
Hors de ce métier, elle le dit, prend les coordonnées et vous laisse la suite. Voici ses réponses, telles qu’elle les prononce.
Le client demande un prix ferme au téléphone
« Je ne peux pas vous donner de tarif comme ça, mais je note tous les éléments et Audrey vous envoie une proposition très vite. »
Le client demande la location de la salle de réception elle-même
« On ne s'occupe pas de la location de salle, mais Audrey pourra vous orienter au rappel si vous voulez. »
Le client pose une question médicale sur une allergie, par exemple si un aliment est sans danger pour quelqu'un
« Je ne peux pas me prononcer là-dessus, c'est Audrey qui vous répondra directement pour être bien sûre de ne rien vous dire de faux. »
- Motif
- La demande exprimée par l’appelant, à confirmer.
- Racontez-moi votre projet : quel type d'événement souhaitez-vous organiser ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Y a-t-il des allergies, des intolérances ou des régimes particuliers à prévoir ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Vous avez déjà une date en tête pour cet événement ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Suite à donner
- Rappel et vérifications du professionnel. Aucun prix ni délai d’intervention engagé.
Ce que vous retrouvez dans la fiche d’appel
Exemple de structure issue des questions ci-dessus. Aucune coordonnée ni réponse client réelle n’est publiée.
La fiche conserve les réponses utiles, les informations manquantes et les éléments de priorité. Vous gardez la responsabilité de la suite.
Jusqu’où déléguer pour ce métier ?
Les ajustements de dernière minute avant l'événement : Dans les jours qui précèdent une réception, les clients rappellent sans cesse pour ajuster le nombre de convives, signaler une allergie ou modifier un détail du menu ou de l'horaire - des appels indispensables mais qui interrompent Audrey en pleine préparation.
- 0Niveau 0 : Elle observe et vous signale
Elle note chaque appel de modification - nombre de convives, allergie, changement d'horaire - et vous envoie un résumé clair par SMS, sans rien changer au dossier.
- 1Niveau 1 : Elle prépare, vous décidez
Elle rédige une fiche de modification pour le dossier concerné et vous la soumet ; c'est vous qui validez avant que le changement parte en cuisine.
- 2Niveau 2 : Elle agit, vous validez d'un clic
Elle met à jour elle-même le nombre de convives ou la note d'allergie dans le dossier client, et vous recevez une confirmation à valider d'un clic avant que ça parte en production.
- 3Niveau 3 : Elle agit seule, sur le périmètre que vous avez fixé
Elle met à jour seule les changements de nombre de convives dans la limite que vous avez fixée, par exemple plus ou moins 10 % ; toute allergie signalée ou tout changement de date reste uniquement transmis à vous en direct, jamais traité seule.
Ces niveaux décrivent le cadre de délégation. La disponibilité commerciale dépend de l’offre ; consultez les fonctions disponibles, sur demande ou à venir.
Le coût, à comparer à vos appels
Essentiel : 99 € TTC par mois en mensuel. L’annuel est réglé pour douze mois. Le règlement intervient à l’inscription. Le chiffre d’affaires potentiel estimé par le calculateur n’est ni une marge ni un revenu garanti.
Questions sur cette configuration
Une autre question ? Nous écrire
- Quelles informations Sylvie recueille-t-elle pour traiteur événementiel ?
- Racontez-moi votre projet : quel type d'événement souhaitez-vous organiser ? Y a-t-il des allergies, des intolérances ou des régimes particuliers à prévoir ? Vous avez déjà une date en tête pour cet événement ? Vous pensez recevoir combien de personnes, à peu près ? Les questions dépendent du motif de l’appel et des réponses déjà données.
- Que se passe-t-il pour cette demande : le client demande un prix ferme au téléphone ?
- Je ne peux pas vous donner de tarif comme ça, mais je note tous les éléments et Audrey vous envoie une proposition très vite.
- Quelles situations font remonter l’appel dans cette configuration ?
- le client indique que son événement a lieu aujourd'hui ou demain et signale un problème ou un changement ; le client signale une allergie sévère ou une intolérance grave pour un événement dans les tout prochains jours ; le client appelle depuis le lieu de la réception pendant que la prestation est en cours, pour un souci de livraison ou de matériel ; le client annonce l'annulation ou un report important d'un événement prévu dans les prochains jours ; le client demande un devis pour un événement prévu dans plus d'un mois, sans urgence particulière. Une priorité est un signal à traiter par le professionnel, pas une garantie de disponibilité ou d’intervention.
Vérifiez sur votre prochaine demande
Choisissez un appel courant, une demande de suivi et une situation qui doit rester humaine. Comparez les questions de Sylvie avec les informations dont vous avez besoin.