Configuration métier · Traiteur événementiel
Traiteur : confirmer les convives avant la réception
Le nombre bouge jusqu'à la veille, et chaque changement rebat les achats, le personnel et le matériel. C'est le seul chiffre qui compte, et personne ne pense à le communiquer. Sylvie répond lorsque vous ne pouvez pas décrocher, puis vous transmet les informations utiles.
« C'est pour quelle date ? »
Photo d’illustration — commerces et restauration. Configuration d’exemple, à personnaliser avant activation.
Les bonnes questions, selon le motif
Cette page montre une configuration d’exemple et une entreprise fictive, Table Ouverte. Les phrases, coordonnées, horaires et règles sont à adapter avant activation ; ce ne sont pas des témoignages.
- « C'est pour quelle date ? »
Une date déjà complète met fin à l'appel en dix secondes. Toute question posée avant celle-là est du temps perdu pour tout le monde.
Pour : Demande de devis.
- « Vous serez combien, à peu près ? »
Détermine à elle seule si l'événement est réalisable : au-delà d'un certain nombre, il faut une deuxième équipe et du matériel loué.
Pour : Demande de devis.
- « C'est pour quel type d'événement ? »
Le registre, le service et les contraintes horaires n'ont rien à voir entre un séminaire et un mariage.
Pour : Demande de devis.
- « Vous avez déjà un lieu, et il est équipé d'une cuisine ? »
Un lieu sans cuisine impose une remise en température sur place, donc du matériel et une équipe supplémentaires. C'est la première cause de devis refait.
Pour : Demande de devis.
Les priorités, et ce qu’elle fait alors
Sylvie ne passe plus l’appel : quand un critère grave est reconnu, elle prévient Karim immédiatement, le dit au client, et continue de noter de quoi rappeler.
- Prévient Karim immédiatementL'appelant modifie ou annule un événement déjà signé, ou signale un problème sur une prestation en coursHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Prévient Karim immédiatementL'appelant annonce un nombre de convives très différent de ce qui était prévu pour un événement déjà confirméHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Alerte prioritaireL'événement doit avoir lieu dans les toutes prochaines semaines
- Alerte prioritaireL'appel concerne des obsèques ou un repas de funérailles
- Noté dans la ficheDemande de devis pour un événement lointain, sans contrainte particulière
« Je préviens Karim immédiatement, et on vous rappelle au plus vite. »
Ces critères aident à signaler une priorité. Sylvie ne remplace pas un service d’urgence, un diagnostic ou une décision professionnelle.
Ce qu’elle ne promet pas
Hors de ce métier, elle le dit, prend les coordonnées et vous laisse la suite. Voici ses réponses, telles qu’elle les prononce.
Livraison de plateaux-repas individuels au bureau
« On ne fait pas de plateaux individuels, uniquement de l'événementiel à partir d'un certain nombre de convives. »
Événements hors du Rhône et au-delà de soixante kilomètres
« On ne se déplace pas au-delà d'une soixantaine de kilomètres autour de Lyon. »
Location de salle seule
« On n'a pas de salle à louer, on intervient dans le lieu que vous avez choisi. »
- Motif
- La demande exprimée par l’appelant, à confirmer.
- C'est pour quelle date ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Vous serez combien, à peu près ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- C'est pour quel type d'événement ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Suite à donner
- Rappel et vérifications du professionnel. Aucun prix ni délai d’intervention engagé.
Ce que vous retrouvez dans la fiche d’appel
Exemple de structure issue des questions ci-dessus. Aucune coordonnée ni réponse client réelle n’est publiée.
La fiche conserve les réponses utiles, les informations manquantes et les éléments de priorité. Vous gardez la responsabilité de la suite.
Jusqu’où déléguer pour ce métier ?
Comptage convives : Le nombre bouge jusqu'à la veille, et chaque changement rebat les achats, le personnel et le matériel. C'est le seul chiffre qui compte, et personne ne pense à le communiquer.
- 0Niveau 0 : Elle enregistre les changements
Chaque appel qui modifie un nombre de convives est noté et vous est signalé, avec l'écart par rapport au dernier chiffre connu.
- 1Niveau 1 : Elle réclame le chiffre au bon moment
À l'approche de chaque événement, elle vous propose la liste des clients à relancer pour confirmer leur nombre définitif.
- 2Niveau 2 : Elle relance, vous validez
Elle rédige la demande de confirmation pour chaque client concerné. Vous validez les envois d'un clic.
- 3Niveau 3 : Elle relance seule
Elle réclame et enregistre les nombres définitifs selon votre calendrier. Elle ne renégocie jamais un tarif, ne valide jamais une modification de prestation, et tout écart important vous est signalé.
Ces niveaux décrivent le cadre de délégation. La disponibilité commerciale dépend de l’offre ; consultez les fonctions disponibles, sur demande ou à venir.
Le coût, à comparer à vos appels
Essentiel : 99 € TTC par mois en mensuel. L’annuel est réglé pour douze mois. Le règlement intervient à l’inscription. Le chiffre d’affaires potentiel estimé par le calculateur n’est ni une marge ni un revenu garanti.
Questions sur cette configuration
Une autre question ? Nous écrire
- Quelles informations Sylvie recueille-t-elle pour traiteur événementiel ?
- C'est pour quelle date ? Vous serez combien, à peu près ? C'est pour quel type d'événement ? Vous avez déjà un lieu, et il est équipé d'une cuisine ? Les questions dépendent du motif de l’appel et des réponses déjà données.
- Que se passe-t-il pour cette demande : livraison de plateaux-repas individuels au bureau ?
- On ne fait pas de plateaux individuels, uniquement de l'événementiel à partir d'un certain nombre de convives.
- Quelles situations font remonter l’appel dans cette configuration ?
- l'appelant modifie ou annule un événement déjà signé, ou signale un problème sur une prestation en cours ; l'appelant annonce un nombre de convives très différent de ce qui était prévu pour un événement déjà confirmé ; l'événement doit avoir lieu dans les toutes prochaines semaines ; l'appel concerne des obsèques ou un repas de funérailles ; demande de devis pour un événement lointain, sans contrainte particulière. Une priorité est un signal à traiter par le professionnel, pas une garantie de disponibilité ou d’intervention.
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Choisissez un appel courant, une demande de suivi et une situation qui doit rester humaine. Comparez les questions de Sylvie avec les informations dont vous avez besoin.