Configuration métier · Ostéopathe
Standard téléphonique IA — Ostéopathe
Chaque jour, plusieurs appels commencent par « j'ai très mal, vous pouvez me prendre vite ? ». Le cabinet ne peut caser qu'un nombre limité de séances en urgence par jour : il faut trier vite entre ce qui attend un créneau classique et ce qui a besoin d'une des rares places d'urgence, sans jamais poser de diagnostic au téléphone. Sylvie répond lorsque vous ne pouvez pas décrocher, puis vous transmet les informations utiles.
« Dites-moi, où avez-vous mal en ce moment ? »
Photo d’illustration — santé et accompagnement. Configuration d’exemple, à personnaliser avant activation.
Les bonnes questions, selon le motif
Cette page montre une configuration d’exemple et une entreprise fictive, Cabinet Ostéo Centre. Les phrases, coordonnées, horaires et règles sont à adapter avant activation ; ce ne sont pas des témoignages.
- « Dites-moi, où avez-vous mal en ce moment ? »
Comprendre tout de suite la gêne du patient permet à Émilie de juger si ça peut attendre ou pas.
Pour : Dépannage.
- « Vous arrivez à vous déplacer normalement malgré la douleur ? »
Une personne qui ne peut plus bouger doit être vue en priorité, pas mise sur un créneau classique.
Pour : Dépannage.
- « Vous avez quelqu'un pour vous accompagner jusqu'au cabinet, si besoin ? »
Si le patient ne peut pas se déplacer seul, Émilie doit le savoir avant de proposer un créneau.
Pour : Dépannage.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous arrivez à vous déplacer normalement malgré la douleur ? ».
- « C'est arrivé après une chute ou un choc récent ? »
Une douleur consécutive à un accident change la manière dont Émilie va prendre en charge l'appel.
Pour : Dépannage.
- « Vous avez déjà vu un médecin ou êtes passé aux urgences pour ça ? »
Savoir si un avis médical a déjà été donné aide Émilie à décider comment prendre le relais.
Pour : Dépannage.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « C'est arrivé après une chute ou un choc récent ? ».
- « Dites-moi, qu'est-ce qui vous amène à consulter ? »
Savoir pourquoi le patient veut consulter aide Émilie à préparer la séance.
Pour : Rendez-vous.
Voir les 15 autres questions de la configuration
- « Le rendez-vous est pour vous, ou pour quelqu'un d'autre comme un bébé ou un enfant ? »
L'organisation change selon qu'il s'agit d'un adulte, d'un enfant ou d'un nourrisson.
Pour : Rendez-vous.
- « C'est votre première consultation avec Émilie ? »
Une première séance demande plus de temps et un dossier à créer, ça change le créneau à proposer.
Pour : Rendez-vous.
- « C'est plutôt le dos, la nuque, ou autre chose ? »
Ça permet à Émilie d'avoir une première idée avant la séance, sans poser de diagnostic.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « C'est votre première consultation avec Émilie ? ».
- « Vous auriez des jours ou des moments qui vous arrangent particulièrement ? »
Ça aide à proposer un créneau qui convient du premier coup plutôt que de rappeler plusieurs fois.
Pour : Rendez-vous.
- « Comment ça s'est passé depuis votre dernière séance ? »
Émilie a besoin de savoir où en est le patient avant de fixer la prochaine séance.
Pour : Suivi d’une demande.
- « Vous voudriez revenir plutôt vite, ou ça peut attendre un peu ? »
Ça permet de savoir si la demande est prioritaire ou si un créneau normal suffit.
Pour : Suivi d’une demande.
- « La douleur est revenue exactement au même endroit qu'avant ? »
Une récidive rapide au même endroit est une information utile pour Émilie avant la séance.
Pour : Suivi d’une demande.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous voudriez revenir plutôt vite, ou ça peut attendre un peu ? ».
- « Qu'est-ce que vous vouliez savoir ? »
Comprendre la question permet de répondre directement ou de transmettre la bonne demande à Émilie.
Pour : Renseignement.
- « Dites-moi ce qui s'est passé, je note tout pour Émilie. »
Émilie a besoin de connaître précisément le problème pour pouvoir le régler.
Pour : Réclamation.
- « Depuis combien de temps attendez-vous un retour ? »
Savoir depuis combien de temps la personne attend permet à Émilie de mesurer l'urgence à rappeler.
Pour : Réclamation.
- « C'était à quelle date, le rendez-vous concerné ? »
La date permet à Émilie de retrouver rapidement le dossier concerné.
Pour : Réclamation.
- « C'était quand, la séance concernée par ce document ? »
La date de la séance permet à Émilie de retrouver le dossier pour établir le document.
Pour : administratif.
- « Vous voulez que ça vous soit envoyé par email, ou autrement ? »
Il faut savoir où envoyer le document une fois préparé.
Pour : administratif.
- « C'est à quel nom, pour qu'Émilie sache qui rappeler ? »
Émilie rappelle une personne, pas un numéro anonyme.
- « Je vous rappelle bien sur ce numéro ? »
Sans un numéro fiable, tout ce qui vient d'être noté ne sert à rien.
Les priorités, et ce qu’elle fait alors
Sylvie ne passe plus l’appel : quand un critère grave est reconnu, elle prévient Émilie immédiatement, le dit au client, et continue de noter de quoi rappeler.
- Prévient Émilie immédiatementLe patient dit qu'il n'arrive plus à se lever ou à se déplacer tellement il a malHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Prévient Émilie immédiatementLe patient décrit une perte de sensation, une paralysie, ou une douleur qui a suivi un accident important comme une chute de hauteur ou un accident de la routeHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Alerte prioritaireLe patient demande un rendez-vous aujourd'hui pour une douleur forte mais il peut encore se déplacerHors horaires : noté dans la fiche, sans alerte
- Alerte prioritaireLe patient annule son rendez-vous du jour moins d'une heure avant l'heure prévueHors horaires : noté dans la fiche, sans alerte
« Je préviens Émilie immédiatement, et on vous rappelle au plus vite. »
Ces critères aident à signaler une priorité. Sylvie ne remplace pas un service d’urgence, un diagnostic ou une décision professionnelle.
Ce qu’elle ne promet pas
Hors de ce métier, elle le dit, prend les coordonnées et vous laisse la suite. Voici ses réponses, telles qu’elle les prononce.
Le patient demande un diagnostic ou un traitement par téléphone
« Je ne peux pas donner d'avis médical au téléphone, mais Émilie pourra voir ça avec vous pendant la consultation. »
Le patient décrit des signes qui ressemblent à une urgence vitale, comme une perte de sensation, une très forte fièvre ou un accident grave
« Dans ce cas, mieux vaut appeler le 15 ou vous rendre aux urgences sans attendre ; Émilie pourra prendre le relais ensuite si besoin. »
Le patient demande si sa mutuelle rembourse la séance
« Je n'ai pas cette information de mon côté, mais Émilie ou votre mutuelle pourront vous le confirmer. »
L'appelant n'est pas un patient mais un livreur, un fournisseur ou un représentant (colis, livraison, fournisseur, représentant)
« Je m'occupe uniquement des demandes des patients d'Émilie, mais je transmets votre message et elle vous recontacte. »
- Motif
- La demande exprimée par l’appelant, à confirmer.
- Dites-moi, où avez-vous mal en ce moment ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Vous arrivez à vous déplacer normalement malgré la douleur ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Vous avez quelqu'un pour vous accompagner jusqu'au cabinet, si besoin ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Suite à donner
- Rappel et vérifications du professionnel. Aucun prix ni délai d’intervention engagé.
Ce que vous retrouvez dans la fiche d’appel
Exemple de structure issue des questions ci-dessus. Aucune coordonnée ni réponse client réelle n’est publiée.
La fiche conserve les réponses utiles, les informations manquantes et les éléments de priorité. Vous gardez la responsabilité de la suite.
Jusqu’où déléguer pour ce métier ?
Repérer les douleurs aiguës qui ne peuvent pas attendre : Chaque jour, plusieurs appels commencent par « j'ai très mal, vous pouvez me prendre vite ? ». Le cabinet ne peut caser qu'un nombre limité de séances en urgence par jour : il faut trier vite entre ce qui attend un créneau classique et ce qui a besoin d'une des rares places d'urgence, sans jamais poser de diagnostic au téléphone.
- 0Niveau 0 : Elle observe et signale
Elle repère les appels qui décrivent une douleur bloquante ou une impossibilité de se déplacer, et vous les signale aussitôt avec le récit du patient. Rien n'est réservé, vous décidez ensuite.
- 1Niveau 1 : Elle prépare, vous décidez
Elle repère les créneaux d'urgence encore libres dans la journée et vous prépare une proposition de rendez-vous, que vous validez avant tout envoi au patient.
- 2Niveau 2 : Elle agit, vous validez
Elle propose au patient l'un des créneaux d'urgence que vous avez réservés à l'avance, et le confirme dès que vous avez validé d'un clic.
- 3Niveau 3 : Elle agit seule, dans le cadre fixé
Elle case seule un rendez-vous d'urgence dans les plages que vous avez ouvertes à l'avance ; toute douleur inhabituelle, tout accident récent ou toute demande hors de ces plages vous sont toujours signalés, jamais casés seule.
Ces niveaux décrivent le cadre de délégation. La disponibilité commerciale dépend de l’offre ; consultez les fonctions disponibles, sur demande ou à venir.
Le coût, à comparer à vos appels
Essentiel : 99 € TTC par mois en mensuel. L’annuel est réglé pour douze mois. Le règlement intervient à l’inscription. Le chiffre d’affaires potentiel estimé par le calculateur n’est ni une marge ni un revenu garanti.
Questions sur cette configuration
Une autre question ? Nous écrire
- Quelles informations Sylvie recueille-t-elle pour ostéopathe ?
- Dites-moi, où avez-vous mal en ce moment ? Vous arrivez à vous déplacer normalement malgré la douleur ? Vous avez quelqu'un pour vous accompagner jusqu'au cabinet, si besoin ? C'est arrivé après une chute ou un choc récent ? Les questions dépendent du motif de l’appel et des réponses déjà données.
- Que se passe-t-il pour cette demande : le patient demande un diagnostic ou un traitement par téléphone ?
- Je ne peux pas donner d'avis médical au téléphone, mais Émilie pourra voir ça avec vous pendant la consultation.
- Quelles situations font remonter l’appel dans cette configuration ?
- le patient dit qu'il n'arrive plus à se lever ou à se déplacer tellement il a mal ; le patient décrit une perte de sensation, une paralysie, ou une douleur qui a suivi un accident important comme une chute de hauteur ou un accident de la route ; le patient demande un rendez-vous aujourd'hui pour une douleur forte mais il peut encore se déplacer ; le patient annule son rendez-vous du jour moins d'une heure avant l'heure prévue. Une priorité est un signal à traiter par le professionnel, pas une garantie de disponibilité ou d’intervention.
Vérifiez sur votre prochaine demande
Choisissez un appel courant, une demande de suivi et une situation qui doit rester humaine. Comparez les questions de Sylvie avec les informations dont vous avez besoin.