Configuration métier · Orthophoniste
Standard téléphonique IA — Orthophoniste
Beaucoup d'appels au cabinet ne sont pas de nouvelles demandes : ce sont des parents ou des patients qui rappellent pour savoir si une place s'est libérée sur la liste d'attente, ou qui annulent une séance à la dernière minute. Ce sont des appels utiles à trier vite, sans interrompre les séances en cours. Sylvie répond lorsque vous ne pouvez pas décrocher, puis vous transmet les informations utiles.
« Pouvez-vous me dire pour qui est cette demande de rendez-vous, et ce qui vous amène ? »
Photo d’illustration — santé et accompagnement. Configuration d’exemple, à personnaliser avant activation.
Les bonnes questions, selon le motif
Cette page montre une configuration d’exemple et une entreprise fictive, Cabinet Orthophonie des Ponts. Les phrases, coordonnées, horaires et règles sont à adapter avant activation ; ce ne sont pas des témoignages.
- « Pouvez-vous me dire pour qui est cette demande de rendez-vous, et ce qui vous amène ? »
Oriente vers un premier bilan ou un suivi, et permet de savoir s'il s'agit d'un enfant ou d'un adulte.
Pour : Rendez-vous.
- « C'est la première fois que vous venez au cabinet ? »
Un premier bilan demande plus de temps et une ordonnance ; un suivi s'ajoute simplement à l'agenda du patient.
Pour : Rendez-vous.
- « Vous avez une ordonnance de votre médecin pour ce bilan ? »
Le bilan orthophonique n'est remboursé que sur prescription médicale ; sans ordonnance, Marine doit en informer la famille avant le rendez-vous.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « C'est la première fois que vous venez au cabinet ? ».
- « Vous cherchez un rendez-vous plutôt rapidement, ou vous avez de la marge ? »
Aide Marine à prioriser les demandes réellement urgentes dans une liste d'attente souvent longue.
Pour : Rendez-vous.
- « Qu'est-ce qui presse - une sortie d'hôpital, une recommandation médicale récente ? »
Distingue une urgence médicale réelle (sortie d'hôpital, recommandation d'un médecin) d'une simple impatience, pour que Marine priorise correctement.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous cherchez un rendez-vous plutôt rapidement, ou vous avez de la marge ? ».
- « Vous préférez venir au cabinet, ou une séance à domicile est-elle nécessaire ? »
Certains patients à mobilité réduite, notamment après un AVC, ont besoin d'une prise en charge à domicile, ce qui change l'organisation de Marine.
Pour : Rendez-vous.
Voir les 15 autres questions de la configuration
- « Pour que Marine sache où se rendre, vous êtes à quelle adresse ? »
Une séance à domicile nécessite l'adresse complète pour organiser le déplacement.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous préférez venir au cabinet, ou une séance à domicile est-elle nécessaire ? ».
- « Quel rendez-vous souhaitez-vous annuler ou déplacer ? »
Identifie le rendez-vous concerné pour le retrouver dans l'agenda de Marine.
Pour : Annulation.
- « C'était prévu pour quel jour, à quelle heure ? »
Permet de retrouver le créneau exact pour le libérer et le proposer à quelqu'un d'autre sur la liste d'attente.
Pour : Annulation.
- « Vous voulez l'annuler simplement, ou plutôt le décaler à une autre date ? »
Si c'est un report, Marine cherche un nouveau créneau ; si c'est une annulation, elle libère juste la place pour la liste d'attente.
Pour : Annulation.
- « Vous auriez une préférence de jour ou de créneau pour le remplacer ? »
Aide Marine à proposer un créneau adapté sans multiplier les échanges.
Pour : Annulation.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous voulez l'annuler simplement, ou plutôt le décaler à une autre date ? ».
- « Dites-moi ce dont vous avez besoin : une attestation, un compte-rendu, un document pour un dossier ? »
Oriente vers le bon document à préparer pour la famille ou le patient.
Pour : administratif.
- « C'est plutôt une attestation de suivi, un compte-rendu de bilan, ou un document pour un dossier MDPH ou CPAM ? »
Chaque document se prépare différemment ; Marine doit savoir lequel sortir avant de rappeler.
Pour : administratif.
- « Il y a une date limite à respecter pour ce dossier ? »
Un dossier MDPH ou CPAM avec une échéance proche doit être traité en priorité par Marine.
Pour : administratif.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « C'est plutôt une attestation de suivi, un compte-rendu de bilan, ou un document pour un dossier MDPH ou CPAM ? ».
- « Qu'est-ce que vous voudriez savoir ? »
Oriente la réponse : remboursement, fonctionnement des séances, délais d'attente.
Pour : Renseignement.
- « C'est plutôt une question sur le remboursement, sur le déroulement des séances, ou sur les délais d'attente pour un bilan ? »
Aide Marine à préparer la bonne réponse avant de rappeler.
Pour : Renseignement.
- « Dites-moi ce qui se passe : c'est en lien avec une séance déjà passée ? »
Identifie si l'appel concerne un retour sur une séance ou une difficulté rencontrée par le patient.
Pour : Suivi d’une demande, Réclamation.
- « Et c'était à quelle date, cette séance ? »
Permet à Marine de retrouver le dossier et le contenu exact de la séance concernée.
Pour : Suivi d’une demande, Réclamation.
- « C'est plutôt une question d'organisation - horaires, créneaux - ou plutôt sur l'évolution de la prise en charge ? »
Oriente la réponse vers Marine directement ou vers un simple ajustement d'agenda.
Pour : Suivi d’une demande, Réclamation.
- « C'est à quel nom, pour que Marine sache qui rappeler ? »
Le professionnel rappelle une personne précise, pas un numéro anonyme.
- « Je vous rappelle bien sur ce numéro ? »
Le numéro qui s'affiche n'est pas toujours le bon ; sans confirmation, tout l'appel est perdu si Marine ne peut pas rappeler.
Les priorités, et ce qu’elle fait alors
Sylvie ne passe plus l’appel : quand un critère grave est reconnu, elle prévient Marine immédiatement, le dit au client, et continue de noter de quoi rappeler.
- Alerte prioritaireLe patient est en train de s'étouffer ou fait une fausse route en ce moment
- Prévient Marine immédiatementUn nourrisson suivi pour des difficultés d'alimentation arrête brutalement de s'alimenter ou de boireHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Prévient Marine immédiatementLe patient sort d'une hospitalisation récente, après un AVC ou une opération, et a besoin de reprendre la prise en charge rapidementHors horaires : noté dans la fiche, sans alerte
- Noté dans la ficheUn dossier administratif comme une demande MDPH ou CPAM a une échéance qui arrive dans les tout prochains jours
« Je préviens Marine immédiatement, et on vous rappelle au plus vite. »
Ces critères aident à signaler une priorité. Sylvie ne remplace pas un service d’urgence, un diagnostic ou une décision professionnelle.
Ce qu’elle ne promet pas
Hors de ce métier, elle le dit, prend les coordonnées et vous laisse la suite. Voici ses réponses, telles qu’elle les prononce.
Demande de bilan psychomoteur, ergothérapique ou psychologique
« Ce n'est pas quelque chose que traite le cabinet d'orthophonie, mais Marine pourra vous orienter vers le bon professionnel au rappel. »
Demande de coaching vocal ou de cours de diction pour un usage artistique, sans trouble médical
« Le cabinet suit des patients avec des troubles du langage ou de la voix sur prescription médicale, pas de coaching artistique - mais Marine pourra vous conseiller au rappel. »
- Motif
- La demande exprimée par l’appelant, à confirmer.
- Pouvez-vous me dire pour qui est cette demande de rendez-vous, et ce qui vous amène ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- C'est la première fois que vous venez au cabinet ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Vous avez une ordonnance de votre médecin pour ce bilan ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Suite à donner
- Rappel et vérifications du professionnel. Aucun prix ni délai d’intervention engagé.
Ce que vous retrouvez dans la fiche d’appel
Exemple de structure issue des questions ci-dessus. Aucune coordonnée ni réponse client réelle n’est publiée.
La fiche conserve les réponses utiles, les informations manquantes et les éléments de priorité. Vous gardez la responsabilité de la suite.
Jusqu’où déléguer pour ce métier ?
Suivi de la liste d'attente et des annulations : Beaucoup d'appels au cabinet ne sont pas de nouvelles demandes : ce sont des parents ou des patients qui rappellent pour savoir si une place s'est libérée sur la liste d'attente, ou qui annulent une séance à la dernière minute. Ce sont des appels utiles à trier vite, sans interrompre les séances en cours.
- 0Niveau 0 : Elle observe et vous signale
Elle note chaque appel de suivi de liste d'attente ou d'annulation et vous transmet un récapitulatif, sans rien décider elle-même.
- 1Niveau 1 : Elle prépare, vous décidez
Elle prépare la liste des personnes en attente selon ce que vous avez indiqué - urgence médicale, ancienneté de la demande - et vous choisissez qui contacter.
- 2Niveau 2 : Elle agit, vous validez d'un clic
Elle propose le créneau libéré à la personne suivante sur la liste et vous validez d'un clic avant que la confirmation ne parte.
- 3Niveau 3 : Elle agit seule, sur le périmètre que vous avez fixé
Elle recontacte elle-même les patients de la liste d'attente pour leur proposer un créneau libéré, selon l'ordre que vous avez défini ; elle ne fixe jamais de rendez-vous pour un premier bilan ou une reprise après hospitalisation sans que vous l'ayez validé.
Ces niveaux décrivent le cadre de délégation. La disponibilité commerciale dépend de l’offre ; consultez les fonctions disponibles, sur demande ou à venir.
Le coût, à comparer à vos appels
Essentiel : 99 € TTC par mois en mensuel. L’annuel est réglé pour douze mois. Le règlement intervient à l’inscription. Le chiffre d’affaires potentiel estimé par le calculateur n’est ni une marge ni un revenu garanti.
Questions sur cette configuration
Une autre question ? Nous écrire
- Quelles informations Sylvie recueille-t-elle pour orthophoniste ?
- Pouvez-vous me dire pour qui est cette demande de rendez-vous, et ce qui vous amène ? C'est la première fois que vous venez au cabinet ? Vous avez une ordonnance de votre médecin pour ce bilan ? Vous cherchez un rendez-vous plutôt rapidement, ou vous avez de la marge ? Les questions dépendent du motif de l’appel et des réponses déjà données.
- Que se passe-t-il pour cette demande : demande de bilan psychomoteur, ergothérapique ou psychologique ?
- Ce n'est pas quelque chose que traite le cabinet d'orthophonie, mais Marine pourra vous orienter vers le bon professionnel au rappel.
- Quelles situations font remonter l’appel dans cette configuration ?
- le patient est en train de s'étouffer ou fait une fausse route en ce moment ; un nourrisson suivi pour des difficultés d'alimentation arrête brutalement de s'alimenter ou de boire ; le patient sort d'une hospitalisation récente, après un AVC ou une opération, et a besoin de reprendre la prise en charge rapidement ; un dossier administratif comme une demande MDPH ou CPAM a une échéance qui arrive dans les tout prochains jours. Une priorité est un signal à traiter par le professionnel, pas une garantie de disponibilité ou d’intervention.
Vérifiez sur votre prochaine demande
Choisissez un appel courant, une demande de suivi et une situation qui doit rester humaine. Comparez les questions de Sylvie avec les informations dont vous avez besoin.