Configuration métier · Institut de beauté
Standard téléphonique IA — Institut de beauté
le professionnel a souvent les mains prises par un soin en cours et ne peut pas décrocher : l'assistante doit distinguer ce qui peut attendre la fin du soin de ce qui doit l'interrompre — une réaction cutanée, un mariage le jour même — pour ne déranger qu'à bon escient. Sylvie répond lorsque vous ne pouvez pas décrocher, puis vous transmet les informations utiles.
« Quel soin souhaitez-vous, pour que je vous trouve le bon créneau ? »
Photo d’illustration — services professionnels et du quotidien. Configuration d’exemple, à personnaliser avant activation.
Les bonnes questions, selon le motif
Cette page montre une configuration d’exemple et une entreprise fictive, Institut Éclat. Les phrases, coordonnées, horaires et règles sont à adapter avant activation ; ce ne sont pas des témoignages.
- « Quel soin souhaitez-vous, pour que je vous trouve le bon créneau ? »
Le type de soin détermine la durée du rendez-vous et qui, à l'institut, peut vous recevoir.
Pour : Rendez-vous.
- « C'est votre première visite à l'institut ? »
Une première visite demande un temps de diagnostic supplémentaire à prévoir dans le planning.
Pour : Rendez-vous.
- « Vous avez une peau sensible ou des allergies à signaler ? »
Marion peut préparer les produits adaptés avant votre arrivée si elle le sait à l'avance.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « C'est votre première visite à l'institut ? ».
- « Vous pouvez me dire à quoi, pour que Marion le note avant votre venue ? »
Connaître précisément l'allergie évite tout risque le jour du soin.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous avez une peau sensible ou des allergies à signaler ? ».
- « Vous aviez une date ou un horaire en tête ? »
Permet de proposer le créneau le plus proche possible de ce que vous souhaitez.
Pour : Rendez-vous.
- « Quel soin ou quelle prestation vous intéresse ? »
Pour préparer un devis qui correspond vraiment à votre projet.
Pour : Demande de devis.
Voir les 12 autres questions de la configuration
- « C'est pour une occasion particulière, comme un mariage ou un événement ? »
Une date fixée à l'avance change la façon de réserver le bon créneau.
Pour : Demande de devis.
- « C'est prévu pour quand, cet événement ? »
Pour que Marion réserve le créneau suffisamment à l'avance.
Pour : Demande de devis.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « C'est pour une occasion particulière, comme un mariage ou un événement ? ».
- « Qu'est-ce que vous aimeriez savoir ? »
Pour transmettre à Marion une question précise à laquelle elle pourra répondre directement.
Pour : Renseignement.
- « C'est à quel sujet, ce suivi ? »
Permet de retrouver rapidement votre dossier ou le soin concerné.
Pour : Suivi d’une demande.
- « Dites-moi ce qui s'est passé, je vous écoute. »
Comprendre précisément la situation permet à Marion d'y répondre correctement.
Pour : Réclamation.
- « Vous avez une réaction sur la peau en ce moment, comme des rougeurs ou des démangeaisons ? »
Une réaction en cours est prioritaire et peut nécessiter un rappel immédiat de Marion.
Pour : Réclamation.
- « Ça a commencé quand, cette réaction ? »
Aide Marion à évaluer la situation dès qu'elle vous rappelle.
Pour : Réclamation.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous avez une réaction sur la peau en ce moment, comme des rougeurs ou des démangeaisons ? ».
- « Quel document souhaitez-vous (facture, attestation...) et pour quelle date de soin ? »
Marion a besoin de savoir quel document produire et pour quel soin, afin de le préparer avant de vous répondre.
Pour : administratif.
- « À quelle adresse mail souhaitez-vous que Marion vous l'envoie ? »
Sans adresse mail, Marion ne peut pas vous transmettre le document demandé.
Pour : administratif.
- « Quel montant ou quelle prestation souhaitez-vous offrir ? »
Permet à Marion de préparer le bon cadeau correspondant à votre souhait.
Pour : Commande.
- « Vous le récupérez à l'institut ou souhaitez-vous l'envoi par mail ? »
Marion doit savoir comment préparer et vous remettre le bon cadeau.
Pour : Commande.
- « Je vous rappelle bien sur ce numéro ? »
Le numéro affiché n'est pas toujours le bon ; sans numéro fiable, personne ne peut vous rappeler.
Les priorités, et ce qu’elle fait alors
Sylvie ne passe plus l’appel : quand un critère grave est reconnu, elle prévient Marion immédiatement, le dit au client, et continue de noter de quoi rappeler.
- Prévient Marion immédiatementLe client dit avoir une réaction sur la peau (rougeurs, démangeaisons, gonflement) après un soinHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Prévient Marion immédiatementLe client dit avoir un mariage ou un événement le jour même et n'a pas encore de créneau confirméHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Alerte prioritaireLe client dit devoir annuler son rendez-vous dans l'heure qui suitHors horaires : noté dans la fiche, sans alerte
- Noté dans la ficheLe client dit attendre une nouvelle depuis plusieurs jours sur un rendez-vous déjà pris sans réponse
- Alerte prioritaireLe client signale une situation particulière (traitement médical en cours, grossesse, produit photosensibilisant) pour un rendez-vous prévu dans les 24 à 48 heures
« Je préviens Marion immédiatement, et on vous rappelle au plus vite. »
Ces critères aident à signaler une priorité. Sylvie ne remplace pas un service d’urgence, un diagnostic ou une décision professionnelle.
Ce qu’elle ne promet pas
Hors de ce métier, elle le dit, prend les coordonnées et vous laisse la suite. Voici ses réponses, telles qu’elle les prononce.
Le client demande un diagnostic médical ou pose une question de santé sur sa peau
« Je ne peux pas me prononcer sur une question médicale, mais je note tout pour Marion qui pourra vous conseiller ou vous orienter si besoin. »
Le client demande un acte médical, comme une injection ou un traitement laser médical
« Ce n'est pas une prestation proposée à l'institut, mais je peux transmettre votre question à Marion pour qu'elle vous oriente. »
Le client demande le tarif d'une prestation
« Je ne donne pas les tarifs par téléphone, mais je transmets votre demande et Marion vous répond dès que possible. »
- Motif
- La demande exprimée par l’appelant, à confirmer.
- Quel soin souhaitez-vous, pour que je vous trouve le bon créneau ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- C'est votre première visite à l'institut ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Vous avez une peau sensible ou des allergies à signaler ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Suite à donner
- Rappel et vérifications du professionnel. Aucun prix ni délai d’intervention engagé.
Ce que vous retrouvez dans la fiche d’appel
Exemple de structure issue des questions ci-dessus. Aucune coordonnée ni réponse client réelle n’est publiée.
La fiche conserve les réponses utiles, les informations manquantes et les éléments de priorité. Vous gardez la responsabilité de la suite.
Jusqu’où déléguer pour ce métier ?
Le tri des appels pendant les soins : Marion a souvent les mains prises par un soin en cours et ne peut pas décrocher : l'assistante doit distinguer ce qui peut attendre la fin du soin de ce qui doit l'interrompre — une réaction cutanée, un mariage le jour même — pour ne déranger qu'à bon escient.
- 0Niveau 0 : Elle observe et vous signale
Elle note chaque appel reçu pendant un soin — motif, urgence éventuelle — et vous transmet la liste dès que vous êtes disponible, sans jamais interrompre le soin en cours.
- 1Niveau 1 : Elle prépare, vous décidez
Elle qualifie chaque appel et vous envoie un message clair pour chacun ; vous choisissez qui rappeler en priorité entre deux soins.
- 2Niveau 2 : Elle agit, vous validez d'un clic
Elle propose un créneau de rendez-vous ou un horaire de rappel selon vos disponibilités connues ; vous validez ou ajustez d'un geste avant que la cliente reçoive la confirmation.
- 3Niveau 3 : Elle agit seule, sur le périmètre que vous avez fixé
Elle confirme seule les rendez-vous standards sur les créneaux que vous avez ouverts ; toute demande évoquant une réaction cutanée, une allergie ou un premier soin est uniquement transmise à vous, jamais confirmée seule.
Ces niveaux décrivent le cadre de délégation. La disponibilité commerciale dépend de l’offre ; consultez les fonctions disponibles, sur demande ou à venir.
Le coût, à comparer à vos appels
Essentiel : 99 € TTC par mois en mensuel. L’annuel est réglé pour douze mois. Le règlement intervient à l’inscription. Le chiffre d’affaires potentiel estimé par le calculateur n’est ni une marge ni un revenu garanti.
Questions sur cette configuration
Une autre question ? Nous écrire
- Quelles informations Sylvie recueille-t-elle pour institut de beauté ?
- Quel soin souhaitez-vous, pour que je vous trouve le bon créneau ? C'est votre première visite à l'institut ? Vous avez une peau sensible ou des allergies à signaler ? Vous pouvez me dire à quoi, pour que Marion le note avant votre venue ? Les questions dépendent du motif de l’appel et des réponses déjà données.
- Que se passe-t-il pour cette demande : le client demande un diagnostic médical ou pose une question de santé sur sa peau ?
- Je ne peux pas me prononcer sur une question médicale, mais je note tout pour Marion qui pourra vous conseiller ou vous orienter si besoin.
- Quelles situations font remonter l’appel dans cette configuration ?
- le client dit avoir une réaction sur la peau (rougeurs, démangeaisons, gonflement) après un soin ; le client dit avoir un mariage ou un événement le jour même et n'a pas encore de créneau confirmé ; le client dit devoir annuler son rendez-vous dans l'heure qui suit ; le client dit attendre une nouvelle depuis plusieurs jours sur un rendez-vous déjà pris sans réponse ; le client signale une situation particulière (traitement médical en cours, grossesse, produit photosensibilisant) pour un rendez-vous prévu dans les 24 à 48 heures. Une priorité est un signal à traiter par le professionnel, pas une garantie de disponibilité ou d’intervention.
Vérifiez sur votre prochaine demande
Choisissez un appel courant, une demande de suivi et une situation qui doit rester humaine. Comparez les questions de Sylvie avec les informations dont vous avez besoin.