Configuration métier · Ergothérapeute
Standard téléphonique IA — Ergothérapeute
Après une évaluation, le professionnel commande souvent du matériel (barres d'appui, rehausseur, lit médicalisé) ou lance des travaux d'adaptation chez un prestataire. Les familles rappellent régulièrement pour savoir où en est la commande — un appel qui n'avance rien mais interrompt une séance en cours. Sylvie répond lorsque vous ne pouvez pas décrocher, puis vous transmet les informations utiles.
« Dites-moi ce qui motive votre appel pour un bilan ou un rendez-vous. »
Photo d’illustration — santé et accompagnement. Configuration d’exemple, à personnaliser avant activation.
Les bonnes questions, selon le motif
Cette page montre une configuration d’exemple et une entreprise fictive, Ergo et Vous. Les phrases, coordonnées, horaires et règles sont à adapter avant activation ; ce ne sont pas des témoignages.
- « Dites-moi ce qui motive votre appel pour un bilan ou un rendez-vous. »
C'est le point de départ : Sarah adapte le type de bilan selon qu'il s'agit d'une évaluation à domicile, d'une reprise d'autonomie ou d'un accompagnement suite à un accident.
Pour : Rendez-vous.
- « C'est pour vous-même, pour un proche, ou vous appelez en tant que professionnel ? »
Sarah n'organise pas le rendez-vous de la même façon selon qui sera présent et qui décide.
Pour : Rendez-vous.
- « Vous préféreriez un rendez-vous à domicile ou au cabinet ? »
Une bonne partie du travail de Sarah se fait à domicile pour évaluer le logement réel ; ça change tout l'organisation de sa tournée.
Pour : Rendez-vous.
- « Pour que Sarah sache où se rendre, vous êtes à quelle adresse ? »
Sans adresse précise, impossible de programmer une visite à domicile.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous préféreriez un rendez-vous à domicile ou au cabinet ? ».
- « Est-ce que ça fait suite à une sortie d'hôpital ou une hospitalisation récente ? »
Une sortie d'hôpital proche change complètement l'urgence : il faut parfois équiper le logement avant le retour.
Pour : Rendez-vous.
- « Vous savez pour quelle date est prévue la sortie ? »
Ça permet à Sarah de savoir combien de temps elle a pour organiser l'équipement du logement.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Est-ce que ça fait suite à une sortie d'hôpital ou une hospitalisation récente ? ».
Voir les 22 autres questions de la configuration
- « Il faut du matériel installé avant le retour, comme une barre d'appui ou un lit médicalisé ? »
Si du matériel doit être posé avant le retour à domicile, Sarah doit s'en occuper en priorité.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Est-ce que ça fait suite à une sortie d'hôpital ou une hospitalisation récente ? ».
- « Vous avez une prescription médicale pour ce bilan ? »
Ça aide Sarah à préparer le dossier, mais ce n'est pas toujours nécessaire selon la situation ; hors urgence de sortie d'hôpital, la question a le temps d'être posée.
Pour : Rendez-vous.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Est-ce que ça fait suite à une sortie d'hôpital ou une hospitalisation récente ? ».
- « Dites-moi quel aménagement vous avez en tête pour le logement. »
C'est la base du devis : chaque projet d'adaptation est différent selon la pièce et les besoins.
Pour : Demande de devis.
- « C'est plutôt pour la salle de bain, les toilettes, un accès ou une rampe, ou une autre pièce ? »
Ça oriente directement le type de devis et les prestataires que Sarah doit contacter.
Pour : Demande de devis.
- « Vous savez si un dossier MDPH ou une aide au financement est déjà en cours ? »
Le devis n'est pas construit de la même façon si un financement est déjà engagé.
Pour : Demande de devis.
- « C'est auprès de quel organisme, la MDPH, la caisse de retraite, une mutuelle, ou autre ? »
Ça permet à Sarah de préparer le devis dans le format attendu par l'organisme.
Pour : Demande de devis.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous savez si un dossier MDPH ou une aide au financement est déjà en cours ? ».
- « Vous avez une échéance particulière pour ces travaux ? »
Quand aucun financement n'est encore engagé, savoir si une échéance approche aide Sarah à prioriser et à accélérer les démarches si besoin.
Pour : Demande de devis.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous savez si un dossier MDPH ou une aide au financement est déjà en cours ? ».
- « Pour préparer le devis, vous êtes à quelle adresse ? »
Sarah doit voir le logement pour établir un devis d'adaptation fiable.
Pour : Demande de devis.
- « Dites-moi ce qui se passe, on va regarder ça ensemble. »
Un suivi en cours peut concerner un souci de matériel, un changement de situation ou une question sur les séances.
Pour : Suivi d’une demande.
- « C'est un matériel déjà installé qui ne convient pas ou qui ne fonctionne pas bien ? »
Un problème de matériel installé est traité différemment d'une simple question de suivi de séances.
Pour : Suivi d’une demande.
- « Vous savez à peu près quand ça a été installé ? »
Ça aide Sarah à savoir si c'est un réglage récent ou un matériel plus ancien.
Pour : Suivi d’une demande.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « C'est un matériel déjà installé qui ne convient pas ou qui ne fonctionne pas bien ? ».
- « Vous vous souvenez à peu près de la date de votre dernière séance ? »
Ça permet à Sarah de retrouver rapidement le dossier avant de rappeler.
Pour : Suivi d’une demande.
- « Quel rendez-vous souhaitez-vous annuler ou déplacer, et c'était prévu pour quand ? »
Sarah a besoin de savoir exactement quel créneau libérer pour pouvoir le reproposer à un autre patient.
Pour : Annulation.
- « Vous préférez annuler complètement, ou plutôt décaler à une autre date ? »
Ça détermine si Sarah doit simplement libérer le créneau ou vous en proposer un autre.
Pour : Annulation.
- « Vous auriez une date qui vous arrangerait pour le report ? »
Ça évite un aller-retour supplémentaire pour caler le nouveau rendez-vous.
Pour : Annulation.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous préférez annuler complètement, ou plutôt décaler à une autre date ? ».
- « Dites-moi de quel document ou dossier il s'agit. »
Facture, attestation ou dossier MDPH ne se traitent pas de la même façon ni par la même personne chez Sarah.
Pour : administratif.
- « C'est une facture, une attestation de soins, un compte-rendu de bilan, ou un dossier MDPH ou PCH ? »
Ça permet à Sarah de préparer directement le bon document avant de rappeler.
Pour : administratif.
- « Dites-moi ce qui s'est passé, je note tout pour que Sarah vous rappelle rapidement. »
Comprendre précisément le souci évite de faire répéter la personne une deuxième fois à Sarah.
Pour : Réclamation.
- « Vous vous souvenez de la date du rendez-vous ou de l'intervention concernée ? »
Ça permet à Sarah de retrouver le dossier exact avant de rappeler.
Pour : Réclamation.
- « Dites-moi ce que vous aimeriez savoir. »
Certaines questions ont une réponse simple, d'autres nécessitent que Sarah vous rappelle personnellement.
Pour : Renseignement.
- « C'est à quel nom, pour que Sarah sache qui rappeler ? »
Sarah rappelle une personne, pas un numéro anonyme qui a appelé dans la journée.
- « Je vous rappelle bien sur ce numéro ? »
Un numéro qui ne joint personne rend tout l'appel inutile, même bien préparé.
Les priorités, et ce qu’elle fait alors
Sylvie ne passe plus l’appel : quand un critère grave est reconnu, elle prévient Sarah immédiatement, le dit au client, et continue de noter de quoi rappeler.
- Prévient Sarah immédiatementLe client dit qu'un proche vient de faire une chute à domicile et ne peut plus se releverHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Prévient Sarah immédiatementLe client dit qu'une sortie d'hôpital est prévue dans les prochains jours et que le logement n'est pas encore équipéHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Prévient Sarah immédiatementLe client dit qu'un lit médicalisé, un lève-personne ou un fauteuil roulant est bloqué ou en panne alors que le patient en a besoin tout de suiteHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Alerte prioritaireLe client dit que la date limite de dépôt d'un dossier MDPH ou PCH est dans les tout prochains jours
- Noté dans la ficheLe client demande simplement à décaler un rendez-vous sans échéance particulière
« Je préviens Sarah immédiatement, et on vous rappelle au plus vite. »
Ces critères aident à signaler une priorité. Sylvie ne remplace pas un service d’urgence, un diagnostic ou une décision professionnelle.
Ce qu’elle ne promet pas
Hors de ce métier, elle le dit, prend les coordonnées et vous laisse la suite. Voici ses réponses, telles qu’elle les prononce.
Le client demande une prise en charge de kinésithérapie ou de rééducation physique
« Ce n'est pas le métier de Sarah, elle travaille sur l'autonomie au quotidien plutôt que sur la rééducation physique — mais elle pourra vous orienter vers un kinésithérapeute au rappel. »
Le client demande l'achat direct de matériel médical sans évaluation préalable
« Sarah ne vend pas de matériel directement, elle évalue d'abord les besoins avant de conseiller le bon équipement — elle peut vous rappeler pour en discuter. »
Le client décrit une urgence médicale vitale, comme un malaise ou une difficulté à respirer
« Dans ce cas, il faut appeler le 15 ou le 112 tout de suite, ce n'est pas un numéro d'urgence médicale ici. »
- Motif
- La demande exprimée par l’appelant, à confirmer.
- Dites-moi ce qui motive votre appel pour un bilan ou un rendez-vous.
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- C'est pour vous-même, pour un proche, ou vous appelez en tant que professionnel ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Vous préféreriez un rendez-vous à domicile ou au cabinet ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Suite à donner
- Rappel et vérifications du professionnel. Aucun prix ni délai d’intervention engagé.
Ce que vous retrouvez dans la fiche d’appel
Exemple de structure issue des questions ci-dessus. Aucune coordonnée ni réponse client réelle n’est publiée.
La fiche conserve les réponses utiles, les informations manquantes et les éléments de priorité. Vous gardez la responsabilité de la suite.
Jusqu’où déléguer pour ce métier ?
Le suivi des commandes de matériel et d'adaptation : Après une évaluation, Sarah commande souvent du matériel (barres d'appui, rehausseur, lit médicalisé) ou lance des travaux d'adaptation chez un prestataire. Les familles rappellent régulièrement pour savoir où en est la commande — un appel qui n'avance rien mais interrompt une séance en cours.
- 0Niveau 0 : Elle observe et signale
Elle repère les appels concernant le suivi d'une commande et prévient Sarah par message entre deux séances, sans donner de statut au client faute d'accès au dossier.
- 1Niveau 1 : Elle prépare, Sarah décide
Elle recueille le nom du patient et la nature du matériel attendu, et prépare une fiche prête à consulter pour que Sarah rappelle directement avec la réponse en main.
- 2Niveau 2 : Elle agit, Sarah valide
Elle consulte le statut que Sarah a renseigné pour ce patient (commandé, livré, installé) et le communique directement à l'appelant, sans attendre une validation supplémentaire pour cet appel précis.
- 3Niveau 3 : Elle agit seule, dans un périmètre fixé
Elle informe seule sur le statut d'une commande déjà enregistrée par Sarah dans un tableau de suivi partagé ; elle ne prend jamais de décision sur une nouvelle commande, un changement de matériel ou une question médicale, systématiquement signalés à Sarah.
Ces niveaux décrivent le cadre de délégation. La disponibilité commerciale dépend de l’offre ; consultez les fonctions disponibles, sur demande ou à venir.
Le coût, à comparer à vos appels
Essentiel : 99 € TTC par mois en mensuel. L’annuel est réglé pour douze mois. Le règlement intervient à l’inscription. Le chiffre d’affaires potentiel estimé par le calculateur n’est ni une marge ni un revenu garanti.
Questions sur cette configuration
Une autre question ? Nous écrire
- Quelles informations Sylvie recueille-t-elle pour ergothérapeute ?
- Dites-moi ce qui motive votre appel pour un bilan ou un rendez-vous. C'est pour vous-même, pour un proche, ou vous appelez en tant que professionnel ? Vous préféreriez un rendez-vous à domicile ou au cabinet ? Pour que Sarah sache où se rendre, vous êtes à quelle adresse ? Les questions dépendent du motif de l’appel et des réponses déjà données.
- Que se passe-t-il pour cette demande : le client demande une prise en charge de kinésithérapie ou de rééducation physique ?
- Ce n'est pas le métier de Sarah, elle travaille sur l'autonomie au quotidien plutôt que sur la rééducation physique — mais elle pourra vous orienter vers un kinésithérapeute au rappel.
- Quelles situations font remonter l’appel dans cette configuration ?
- le client dit qu'un proche vient de faire une chute à domicile et ne peut plus se relever ; le client dit qu'une sortie d'hôpital est prévue dans les prochains jours et que le logement n'est pas encore équipé ; le client dit qu'un lit médicalisé, un lève-personne ou un fauteuil roulant est bloqué ou en panne alors que le patient en a besoin tout de suite ; le client dit que la date limite de dépôt d'un dossier MDPH ou PCH est dans les tout prochains jours ; le client demande simplement à décaler un rendez-vous sans échéance particulière. Une priorité est un signal à traiter par le professionnel, pas une garantie de disponibilité ou d’intervention.
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