Configuration métier · Caviste
Standard téléphonique IA — Caviste
Des dizaines de fois par semaine, un client appelle pour savoir si une référence exacte est encore en rayon. Répondre demande d'aller vérifier physiquement, et interrompt le professionnel en pleine mise en rayon ou en plein conseil avec un autre client. Sylvie répond lorsque vous ne pouvez pas décrocher, puis vous transmet les informations utiles.
« Dites-moi ce que vous souhaitez commander, je note tout. »
Photo d’illustration — commerces et restauration. Configuration d’exemple, à personnaliser avant activation.
Les bonnes questions, selon le motif
Cette page montre une configuration d’exemple et une entreprise fictive, La Cave du Marché. Les phrases, coordonnées, horaires et règles sont à adapter avant activation ; ce ne sont pas des témoignages.
- « Dites-moi ce que vous souhaitez commander, je note tout. »
Elle note précisément quels vins ou quel style le client cherche, pour que Benoît prépare la commande sans deviner.
Pour : Commande.
- « Vous préférez venir chercher ça en boutique ou être livré ? »
Le mode de retrait détermine si Benoît doit organiser une livraison ou juste mettre la commande de côté en boutique.
Pour : Commande.
- « Vous pensez venir, ou être livré, à quel moment ? »
Ça permet à Benoît de caler la préparation et la remise de la commande au bon moment.
Pour : Commande.
- « Pour que la livraison arrive au bon endroit, vous êtes à quelle adresse ? »
Sans adresse précise, la livraison ne peut pas être organisée.
Pour : Commande.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Vous préférez venir chercher ça en boutique ou être livré ? ».
- « Dites-moi pour quelle occasion vous pensez à une dégustation. »
Ça permet à Benoît de savoir s'il s'agit d'une dégustation privée, d'un cadeau d'entreprise ou d'une envie de découverte, et d'adapter la formule.
Pour : Réservation.
- « Vous pensiez à quel jour et quelle heure ? »
Indispensable pour vérifier la disponibilité d'un créneau de dégustation.
Pour : Réservation.
Voir les 14 autres questions de la configuration
- « Vous seriez combien de personnes ? »
Le nombre de participants conditionne l'organisation de la dégustation.
Pour : Réservation.
- « Il y a une préférence, une allergie, ou une demande particulière à prévoir ? »
Une allergie ou une préférence de vin permet à Benoît de mieux préparer la séance.
Pour : Réservation.
- « Dites-moi en quoi consiste votre projet : mariage, cadeau d'entreprise, ou autre chose. »
Ça permet à Benoît de comprendre le type de projet et d'orienter sa proposition.
Pour : Demande de devis.
- « Votre événement est prévu pour quand ? »
La date de l'événement conditionne les délais de préparation.
Pour : Demande de devis.
- « Vous pensez à combien de personnes, ou combien de bouteilles, à peu près ? »
Le volume envisagé permet à Benoît de préparer une proposition adaptée.
Pour : Demande de devis.
- « Dites-moi ce qui s'est passé avec votre commande ou votre bouteille. »
Comprendre ce qui s'est passé permet à Benoît de préparer la bonne réponse avant de rappeler.
Pour : Réclamation.
- « Cette bouteille est destinée à un repas ou un événement prévu bientôt ? »
Si la bouteille est destinée à un événement imminent, Benoît doit rappeler en priorité pour trouver une solution à temps.
Pour : Réclamation.
- « C'est prévu pour quand, cet événement ? »
Ça permet à Benoît de savoir combien de temps il a pour résoudre le problème.
Pour : Réclamation.
Question conditionnelle : dépend de la réponse à « Cette bouteille est destinée à un repas ou un événement prévu bientôt ? ».
- « Dites-moi ce que vous cherchez : un conseil, un renseignement sur un achat, ou une info pratique. »
Ça oriente la réponse : un conseil d'accord, une info sur un achat déjà fait, ou un renseignement pratique.
Pour : Renseignement.
- « Quel document souhaitez-vous — facture, duplicata ou attestation — et pour quelle commande ? »
Ces informations permettent à Benoît de retrouver rapidement le dossier et de préparer le bon document avant de rappeler.
Pour : administratif.
- « Pour quelle demande attendez-vous déjà une réponse, et depuis quand ? »
Savoir que c'est une relance permet à Benoît de traiter la demande en priorité plutôt que de la reprendre depuis le début.
Pour : Suivi d’une demande.
- « Vous m'appelez plutôt pour une livraison ou une commande fournisseur, ou pour une expertise ou un rachat de cave ? »
Ça permet d'orienter la suite de la demande vers les bonnes informations pour Benoît.
Pour : autre.
- « Quels détails dois-je transmettre : société et référence pour une livraison, ou contenu et emplacement pour une cave ? »
Ces détails permettent à Benoît d'évaluer la demande avant de rappeler, que ce soit une livraison à confirmer ou une cave à estimer.
Pour : autre.
- « Je vous rappelle bien sur ce numéro ? »
Le numéro qui s'affiche n'est pas toujours le bon ; il faut être sûr de pouvoir vous rappeler.
Les priorités, et ce qu’elle fait alors
Sylvie ne passe plus l’appel : quand un critère grave est reconnu, elle prévient Benoît immédiatement, le dit au client, et continue de noter de quoi rappeler.
- Prévient Benoît immédiatementLe client dit qu'il a besoin des bouteilles aujourd'hui même, pour un repas ou un mariage prévu dans les prochaines heuresHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Prévient Benoît immédiatementLe client signale qu'un livreur ou un fournisseur est bloqué devant la boutique en ce momentHors horaires : noté dans la fiche, sans alerte
- Prévient Benoît immédiatementLe client dit qu'une bouteille est bouchonnée ou abîmée pour un événement prévu dans la journéeHors horaires : alerte prioritaire en tête de fiche
- Alerte prioritaireLe client signale un dégât visible à la boutique, une vitrine cassée ou une alarme qui sonne, alors qu'elle est fermée
- Alerte prioritaireLe client signale un dégât — eau, chaleur, panne de froid — qui menace des bouteilles ou un stock en cours
« Je préviens Benoît immédiatement, et on vous rappelle au plus vite. »
Ces critères aident à signaler une priorité. Sylvie ne remplace pas un service d’urgence, un diagnostic ou une décision professionnelle.
Ce qu’elle ne promet pas
Hors de ce métier, elle le dit, prend les coordonnées et vous laisse la suite. Voici ses réponses, telles qu’elle les prononce.
Le client demande si l'alcool est compatible avec un traitement médical
« Ça, c'est une question à poser à votre médecin ou votre pharmacien, je ne peux pas vous répondre là-dessus. Mais Benoît pourra vous conseiller sur le vin lui-même dès qu'il vous rappelle. »
Le client demande le prix exact d'une bouteille ou d'une commande
« Je ne peux pas vous donner de prix par téléphone, mais Benoît vous le confirmera dès qu'il vous rappelle. »
Le client demande une livraison bien en dehors de Limoges et ses environs
« Je ne suis pas certaine que ce soit dans notre zone habituelle, mais Benoît vous dira si c'est possible au rappel. »
- Motif
- La demande exprimée par l’appelant, à confirmer.
- Dites-moi ce que vous souhaitez commander, je note tout.
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Vous préférez venir chercher ça en boutique ou être livré ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Vous pensez venir, ou être livré, à quel moment ?
- Réponse recueillie, ou information manquante signalée.
- Suite à donner
- Rappel et vérifications du professionnel. Aucun prix ni délai d’intervention engagé.
Ce que vous retrouvez dans la fiche d’appel
Exemple de structure issue des questions ci-dessus. Aucune coordonnée ni réponse client réelle n’est publiée.
La fiche conserve les réponses utiles, les informations manquantes et les éléments de priorité. Vous gardez la responsabilité de la suite.
Jusqu’où déléguer pour ce métier ?
Vérifier si une bouteille précise est en stock : Des dizaines de fois par semaine, un client appelle pour savoir si une référence exacte est encore en rayon. Répondre demande d'aller vérifier physiquement, et interrompt Benoît en pleine mise en rayon ou en plein conseil avec un autre client.
- 0Niveau 0 : Elle note la demande sans déranger Benoît
Elle relève la référence, le millésime et la quantité demandés, et transmet la fiche à Benoît sans l'interrompre pendant qu'il est en rayon ou avec un client.
- 1Niveau 1 : Elle prépare une fiche de vérification
Elle prépare une fiche avec la référence exacte, le millésime, la quantité et les coordonnées du client, prête à être vérifiée par Benoît en un coup d'œil à son retour.
- 2Niveau 2 : Elle propose une mise de côté, Benoît valide
Elle propose au client de mettre la ou les bouteilles de côté sous réserve de stock, et Benoît valide la mise de côté d'un clic dès qu'il peut vérifier le rayon.
- 3Niveau 3 : Elle confirme seule la mise de côté sur le stock courant
Elle confirme seule la mise de côté uniquement pour les références que Benoît a marquées comme stock courant dans son inventaire ; toute référence non répertoriée, tout millésime rare, ou toute quantité au-delà de ce que Benoît a autorisé lui sont toujours signalés.
Ces niveaux décrivent le cadre de délégation. La disponibilité commerciale dépend de l’offre ; consultez les fonctions disponibles, sur demande ou à venir.
Le coût, à comparer à vos appels
Essentiel : 99 € TTC par mois en mensuel. L’annuel est réglé pour douze mois. Le règlement intervient à l’inscription. Le chiffre d’affaires potentiel estimé par le calculateur n’est ni une marge ni un revenu garanti.
Questions sur cette configuration
Une autre question ? Nous écrire
- Quelles informations Sylvie recueille-t-elle pour caviste ?
- Dites-moi ce que vous souhaitez commander, je note tout. Vous préférez venir chercher ça en boutique ou être livré ? Vous pensez venir, ou être livré, à quel moment ? Pour que la livraison arrive au bon endroit, vous êtes à quelle adresse ? Les questions dépendent du motif de l’appel et des réponses déjà données.
- Que se passe-t-il pour cette demande : Le client demande si l'alcool est compatible avec un traitement médical ?
- Ça, c'est une question à poser à votre médecin ou votre pharmacien, je ne peux pas vous répondre là-dessus. Mais Benoît pourra vous conseiller sur le vin lui-même dès qu'il vous rappelle.
- Quelles situations font remonter l’appel dans cette configuration ?
- Le client dit qu'il a besoin des bouteilles aujourd'hui même, pour un repas ou un mariage prévu dans les prochaines heures ; Le client signale qu'un livreur ou un fournisseur est bloqué devant la boutique en ce moment ; Le client dit qu'une bouteille est bouchonnée ou abîmée pour un événement prévu dans la journée ; Le client signale un dégât visible à la boutique, une vitrine cassée ou une alarme qui sonne, alors qu'elle est fermée ; le client signale un dégât — eau, chaleur, panne de froid — qui menace des bouteilles ou un stock en cours. Une priorité est un signal à traiter par le professionnel, pas une garantie de disponibilité ou d’intervention.
Vérifiez sur votre prochaine demande
Choisissez un appel courant, une demande de suivi et une situation qui doit rester humaine. Comparez les questions de Sylvie avec les informations dont vous avez besoin.